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Mentions légales & politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 septembre 2026

Éditeur

Quitus est une plateforme de gestion locative éditée et exploitée par Fabien KBAIER et Nina MARTINS. Le service est actuellement en phase de bêta, accessible sur code d'accès, en préparation de son ouverture commerciale.

  • Adresse : 8 Impasse du Docteur Domec, 21000 Dijon
  • Téléphone : 06 26 77 18 50 – 06 62 95 21 82
  • Email : contact@quitus-gestion.fr

Hébergement

L'application est hébergée sur une machine virtuelle Oracle Cloud située à Francfort, en Allemagne, et n'est accessible qu'en HTTPS. Les sauvegardes quotidiennes de la base sont conservées trente jours dans un espace de stockage privé de la même région, sans quitter l'Union européenne. Depuis le 27 août 2026, les fichiers déposés sur les pièces de conformité (diagnostics, assurances, bail signé…) et, depuis le 16 septembre 2026, sur les justificatifs de charge (facture, avis d'imposition, attestation…), les devis de travaux et les dossiers de candidature, sont eux aussi hébergés dans un espace de stockage objet privé de la même région, jamais public : ils ne sont accessibles qu'au bailleur, par une page de l'application.

Trois prestataires interviennent comme sous-traitants : Oracle Cloud pour l'hébergement et les sauvegardes, Brevo pour l'acheminement des courriels (quittances, avis d'échéance, relances) et, depuis le 15 septembre 2026, des SMSportant le code de signature électronique, et Sentry pour le suivi technique des erreurs. Ce dernier reçoit uniquement le message d'erreur, la page concernée et l'horodatage : les cookies, le contenu des formulaires, les en-têtes de requête et l'identité de l'utilisateur sont retirés avant l'envoi, et aucun enregistrement d'écran n'est effectué. Chacun de ces prestataires traite les données dans l'Union européenne.

Paiement de l'abonnement : rien n'est encore en service. Quitus est en bêta et ne prend aucun paiement : aucune coordonnée bancaire n'est demandée, collectée ni conservée, et aucun prestataire de paiement ne reçoit de donnée à ce jour. Le jour où le paiement par prélèvement SEPA sera ouvert, un quatrième sous-traitant interviendra — GoCardless, établissement de paiement agréé — pour la seule gestion des abonnements. Il recevra alors l'identité et l'adresse de courriel du bailleur souscripteur, et rien d'autre : aucune donnée de locataire, de garant ou de candidat ne lui sera transmise. Les coordonnées bancaires seront saisies directement sur une page hébergée par ce prestataire, et ne transiteront pas par Quitus, qui n'en conservera qu'une référence de mandat sans valeur en dehors de ce service. La présente page sera mise à jour avant le premier prélèvement, jamais après.

Depuis le 27 août 2026, un bailleur peut configurer son propre serveur d'envoi d'emails(SMTP) dans les paramètres de son espace : ses emails de gestion (quittances, relances, avis, attribution de logement, révision de loyer) transitent alors par le fournisseur qu'il a choisi, à la place de Brevo — ce fournisseur agit pour le compte du bailleur, dans le cadre du contrat qui les lie. Les identifiants de ce serveur sont chiffrés au repos et jamais réaffichés. Le bailleur peut aussi déposer son logo et une image de sa signature, hébergés dans le même espace de stockage privé que les pièces de conformité, et apposés sur ses documents PDF. Depuis le 28 août 2026, il peut également rédiger le texte de ces emails sous forme de modèles. Cela ne change ni les destinataires, ni le canal d'envoi, ni les données transmises : les modèles enregistrés ne contiennent aucune donnée de locataire, les valeurs (nom, période, montant) n'y étant insérées qu'au moment de l'envoi.

S'y ajoute Google, à deux titres distincts et indépendants : le service « Se connecter avec Google » — dont l'interlocuteur est Google Ireland Limited pour les utilisateurs de l'Espace économique européen —, pour les seuls utilisateurs qui choisissent ce mode de connexion, et l'API Gemini (États-Unis) pour l'extraction des documents déposés (factures, documents de prêt, acte notarié d'acquisition et, depuis le 21 septembre 2026, ancien état des lieux papier), la rédaction assistée des annonces et l'aide à la reprise de données. Les deux sont décrits en détail ci-dessous.

Propriété intellectuelle

L'ensemble de la plateforme (code, structure, contenus, documents générés) est la propriété exclusive de ses éditeurs. Toute reproduction ou utilisation sans autorisation préalable est interdite.

Politique de confidentialité (RGPD)

Responsable de traitement

Fabien KBAIER et Nina MARTINS, éditeurs de la plateforme, sont conjointement responsables du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de la gestion de leurs propres biens locatifs. Pour un espace ouvert par un autre bailleur, c'est ce bailleur qui est responsable du traitement des données de ses locataires, garants et candidats ; Quitus intervient alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, pour le seul compte de ce bailleur et selon les mêmes garanties techniques que celles décrites ci-dessous.

Données collectées et finalités

Sont traitées les données d'identification et de contact des locataires, garants et représentants de sociétés locataires (nom, prénom, raison sociale, adresse, date et lieu de naissance, email, téléphone), les contrats de bail générés à partir de ces données, ainsi que les données financières liées aux baux (loyers, charges, paiements). Le bailleur peut aussi indiquer si les titulaires d'un bail étaient époux ou partenaires de PACS au jour de sa signature : cette information, facultative et déclarative, sert uniquement à déterminer si le forfait de charges est licite (art. 8-1 de la loi du 6 juillet 1989) et n'est jamais transmise à un tiers. Ces données servent exclusivement à :

  • l'exécution et le suivi des contrats de bail (quittances, avis d'échéance, relances) ;
  • le respect des obligations légales et fiscales du bailleur (déclarations de revenus fonciers et LMNP, conservation des justificatifs) ;
  • le suivi comptable du patrimoine locatif ;
  • l'établissement des états des lieuxd'entrée et de sortie : l'acte porte, comme la loi l'exige, le nom des parties présentes au constat contradictoire, le domicile ou le siège du bailleur et, lorsqu'un mandataire réalise la visite, son nom et son domicile ou siège (art. 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016). Le locataire n'a pas à indiquer son domicile, et il ne lui est pas demandé. Ces informations sont reprises du bail déjà enregistré ; elles ne sont transmises à personne et servent uniquement à établir l'acte et à le comparer, à la sortie, à celui d'entrée. Une seule exception, décrite plus bas et à l'entière initiative du bailleur : s'il fait reprendre un ancien état des lieux papier, c'est le document photographié qui part chez un tiers, et ce document porte le nom et la signature manuscrite du locataire ;
  • les photographies du logementprises pendant l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie. Elles servent uniquement à prouver l'état du bien au moment du constat (art. 3-2 de la loi du 6 juillet 1989) : c'est l'écart entre l'entrée et la sortie qui se discute, et une dégradation qui n'a pas été photographiée ne se démontre pas. Une photographie d'intérieur peut montrer les effets personnels du locataire — meubles, objets, courrier posé sur une table — et parfois une personne entrée dans le champ. Quitus ne les analyse pas, ne les indexe pas et n'y applique aucune reconnaissance : elles sont stockées et affichées, rien de plus. Elles ne sont transmises à aucun tiers— en particulier à aucun service d'intelligence artificielle — et restent hébergées chez le prestataire de stockage décrit plus bas, en Union européenne. Le locataire les reçoit avec l'acte, comme le reste de l'état des lieux ;
  • depuis le 21 septembre 2026, l'adresse de suivi du locataire qui quitte le logement. Elle n'est demandée que sur l'état des lieux de sortie, elle est facultative, et elle sert à une seule chose : pouvoir adresser au locataire le décompte de ce qui est retenu sur son dépôt de garantie et lui restituerce qui lui revient (article 22 de la loi du 6 juillet 1989, et article 2 du décret n° 2016-382 qui la cite parmi les mentions de l'acte de sortie). Personne n'est tenu de la donner sur-le-champ : quand elle manque, le document porte simplement la mention « non communiquée à ce jour ». Elle n'apparaît que sur ce document, celui-là même qui est remis aux parties, et n'est transmise à aucun tiers. Le décompte de retenue qui l'accompagne ne porte que des montants, les motifs de la retenue et le nom des éléments concernés — jamais le nom du locataire ;
  • la remise de l'état des lieux signéà chaque partie. Une fois l'acte signé par le bailleur et le ou les locataires, Quitus envoie à chacun un courriel portant le document, avec les photographies qu'il contient. C'est une obligation légale et non un choix : l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose que l'état des lieux soit établi contradictoirement et remis aux parties. Le document décrit l'intérieur du logement et nomme les parties à l'acte : sur un bail à plusieurs titulaires, chacun reçoit donc un document qui les mentionne tous — c'est ce qui fait d'un état des lieux un acte contradictoire, commun aux parties. Il n'est adressé à aucun tiers. Quand le document est trop volumineux pour être joint à un courriel, il n'est pas envoyé en pièce jointe et le message le dit : le locataire le retrouve alors dans son espace, ou auprès de son bailleur. L'envoi emprunte le service d'acheminement de courriels déjà décrit plus bas ; Quitus conserve, pour ne pas envoyer deux fois le même acte à la même personne, la date et l'adresse de chaque envoi — jamais le contenu du message ;
  • depuis le 20 septembre 2026, la demande de complément à l'état des lieuxpar le locataire. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 lui donne dix jours, après l'établissement du constat, pour en demander la modification, et le premier mois de chauffe pour ce qui touche au chauffage. Le courriel de remise porte donc un lien personnel, qui ouvre un parcours sans compte : il y relit le constat, ouvre le document signé, signale ce qui doit être corrigé et joint s'il le souhaite des photographies. Rien d'autre ne lui est demandé — ni compte, ni mot de passe, ni numéro de téléphone : son nom, seul élément que le lien porte de lui, vient du bail et nous est déjà connu. Les photographies qu'il dépose peuvent montrer l'intérieur du logement occupé ; elles sont plafonnées, rangées au même endroit que celles de la visite, et aucune adresse publique n'en sert les images. Deux points appellent une explication. D'abord, ce que ce lien donne: il ouvre l'intégralité du constat, document signé compris, qui nomme les parties, indique le domicile ou le siège du bailleur et, le cas échéant, du mandataire, et montre l'intérieur du logement en photographies. C'est voulu et c'est nécessaire : le lien est adressé à une personne présente au constat contradictoire, qui a déjà reçu ce même document en pièce jointe, et qui ne pourrait pas contester ce qu'on ne lui montre pas. Le lien n'est envoyé qu'aux locatairesdu bail, jamais à un tiers ; il expire, le bailleur peut le révoquer à tout moment, et le nombre de demandes et de photographies qu'il permet est plafonné. Ensuite, ce que Quitus enregistre du dépôt : son adresse IPet le navigateur employé, et rien de plus — jamais une position, jamais un identifiant publicitaire, jamais un suivi d'une page à l'autre. Cette trace sert à un seul usage : donner au bailleur qui examine la demande, et à la commission départementale de conciliation en cas de désaccord, un élément de plus pour juger si un dépôt fait au nom d'une personne conviée provient bien d'elle. Elle ne prouve aucune identité: une adresse IP ne désigne pas une personne, souvent pas même un foyer, et elle ne vaut donc jamais seule. Elle n'est enfin jamais une condition: si votre connexion ne la révèle pas, votre demande est enregistrée de la même façon, le champ restant vide — un droit ne se conditionne pas à ce qu'un réseau veut bien dire de vous ;
  • la gestion des comptes d'accès à l'application (nom, prénom, email et profil de permissions des personnes autorisées à consulter ou gérer les données), afin d'ouvrir l'outil à des co-gestionnaires ;
  • l'accès self-service du locataireà ses propres données locatives (« Mon espace ») : sur invitation de son bailleur uniquement, jamais par inscription libre — l'adresse email employée est celle déjà connue sur son bail, jamais saisie par le locataire lui-même — il peut consulter en lecture seule son échéancier de loyer, télécharger ses quittances et accéder aux pièces de son bail et du logement (diagnostics, état des lieux, assurance, etc.). Aucune information n'y est modifiable. Cet accès est automatiquement fermé 90 jours après la fin de son dernier bail (et rouvert si un bail redevient actif) ; cette fermeture ne supprime aucune donnée, qui reste conservée selon les durées indiquées plus bas ;
  • la création et la gestion de votre compte: inscription (prénom, nom, adresse email, code d'accès), vérification de votre adresse électronique, connexion, réinitialisation d'un mot de passe oublié et changement de mot de passe. Votre mot de passe n'est jamais conservé en clair, seulement sous forme d'empreinte ; les liens de vérification et de réinitialisation que nous vous envoyons ne sont eux non plus jamais stockés en clair, sont à usage unique et expirent (24 heures pour la confirmation d'adresse, 1 heure pour la réinitialisation). L'inscription requiert un code d'accès pendant la phase de bêta : le service n'est pas encore ouvert librement. Si vous choisissez de vous connecter avec Google, votre adresse email et votre nom sont transmis à Google à chaque connexion — c'est le seul flux sortant de cette fonction, il n'a lieu que si vous employez ce mode de connexion, et aucune donnée de locataire, de garant, de détenteur ou de bien n'est transmise. Nous conservons alors le seul identifiant technique de votre compte Google, afin de vous reconnaître même si vous changez d'adresse chez lui ; la page « Mon compte » vous indique si une connexion Google est associée, et sa dissociation s'obtient sur demande à l'adresse ci-dessous. Votre compte peut être rattaché à plusieurs espaces de gestion : l'administrateur d'un espace qui invite votre adresse y rattache votre compte existant — vos identifiants ne changent pas — et vous en êtes informé par email ; nous conservons alors la liste des espaces auxquels votre compte est rattaché et le profil de permissions qui vous y est attribué, et vous pouvez quitter un espace à tout moment depuis « Mon compte ». Nous n'utilisons aucune donnée d'inscription à des fins commerciales et ne collectons aucune information marketing ;
  • la tenue d'un carnet d'adresses des tiers du patrimoine — prestataires travaux, syndic, gardien, assureur, commissaire de justice, notaire, banque (nom, métier, téléphone, email professionnels, rattachement éventuel à un bien ou un immeuble) — afin de suivre les devis, chantiers et relations de gestion du patrimoine locatif ;
  • l'identification des détenteurs des biens (nom, coordonnées, SIREN et coordonnées bancaires du ou des propriétaires, quote-part de détention, date de naissance d'un détenteur usufruitier pour le calcul du barème légal de valorisation de la nue-propriété/usufruit, art. 669 CGI, taux moyen d'imposition saisi par année), afin d'éditer les quittances, relances et baux au nom du bon bailleur, de ventiler la comptabilité par détenteur et d'estimer l'impôt et le cash-flow après impôt sur la page Rendement — cette estimation reste en base, elle n'est transmise à aucun tiers ;
  • la réception et la comparaison des dossiers de candidature partagés par les candidats locataires via le service public DossierFacile (nom, prénom, statut de validation du dossier, revenus déclarés et revenus des garants, lien vers le dossier), en vue de l'attribution d'un logement — les pièces qui composent ce dossier restent hébergées par DossierFacile et ne sont jamais copiées depuis ce service : nous n'en recevons que le lien de consultation. Vous pouvez en outre déposer vous-même, sur un dossier, un justificatif que vous avez reçu par un autre moyen (courriel, remise en main propre) ; ce document est alors hébergé chez notre prestataire de stockage et suit le sort du dossier auquel vous l'avez joint.
  • le suivi des séjours courte durée (Airbnb, Booking.com, location directe) : prénom seul du voyageur, dates et montant du séjour, à des fins de traçabilité minimale et de comptabilité — aucune autre coordonnée du voyageur n'est collectée ;
  • l'estimation de la valeur vénale des biens à partir des ventes immobilières publiées par l'administration fiscale (Demandes de Valeurs Foncières). Cette fonction transmet la seule adresse postale du bien, ou la position qui en découleà trois services publics — la Base Adresse Nationale (DINUM), pour le localiser, l'API Données foncières du Cerema, pour retrouver les ventes voisines, et, depuis le 4 septembre 2026, l'API Géorisques du ministère de la Transition écologique, qui reçoit la position du bien pour renseigner les risques connus à son adresse et dire si un état des risques est dû — depuis le 5 septembre 2026, cette même position sert aussi à interroger les secteurs d'information sur les sols, et, à la demande du bailleur, à composer lui-même le document de l'état des risques. Depuis le 7 septembre 2026, la carte affichée sur la fiche d'un bien géocodé et sur la liste des biens charge son fond « Plan IGN » auprès de la Géoplateforme de l'IGN : votre navigateur lui demande les tuiles de la zone affichée, qui n'emportent que des coordonnées de carte — jamais l'adresse en clair. Aucune information relative à un locataire, un garant ou un détenteur n'est transmise, et rien n'est envoyé sans action explicite de l'utilisateur : l'appel n'a lieu qu'au clic sur « Réestimer » ou sur « Produire l'état des risques avec Quitus ». Depuis le 3 septembre 2026, le simulateur d'investissement transmet la même adresse, aux mêmes services publics, pour un bien simplement envisagé à l'achat — avant même qu'il n'existe dans l'application ; aucune donnée n'est conservée au-delà de la simulation.
  • l'aide à la saisie d'une adresse (bien, locataire, garant ou détenteur) par suggestions automatiques : à partir de 3 caractères tapés, le texte en cours de frappe est transmis à la Base Adresse Nationale (DINUM), le même service public que celui utilisé pour l'estimation de valeur ci-dessus. Contrairement à cette dernière, cet usage peut donc porter sur une adresse en cours de saisie pour un locataire ou un garant, avant tout enregistrement — aucune autre donnée (nom, email, téléphone) n'accompagne cet appel.
  • l'aide à la saisie d'une société (détenteur ou locataire personne morale) par suggestions automatiques : à partir de 3 caractères tapés, le texte en cours de frappe est transmis à l'annuaire des entreprises recherche-entreprises.api.gouv.fr (DINUM), données Sirene/RNE publiques — rien d'autre que ce texte n'est transmis. La réponse peut porter le nom, les prénoms et la qualité d'un dirigeant de la société recherchée ; ces informations ne sont affichées qu'à titre de suggestion et ne sont enregistrées que si le bailleur choisit explicitement de les reporter dans un formulaire, où elles rejoignent alors le régime de conservation du contact concerné.
  • le rapprochement des mouvements bancaires avec les loyers, charges, échéances d'emprunt et appels de charges de la gestion locative, à partir d'un relevé bancaire déposé manuellement par le bailleur (CSV, OFX) ou d'une synchronisation automatique via Enable Banking, service tiers agréé établissement de paiement (DSP2), pour les seuls comptes que le bailleur rattache explicitement : libellés d'opérations (pouvant comporter le nom d'un locataire ou d'un prestataire), montants, dates, intitulé de compte et quatre derniers chiffres de l'IBAN — l'IBAN complet n'est jamais collecté. Chaque rapprochement validé mémorise en outre un fragment du libellé — souvent un nom — rattaché au bail ou à l'emprunt concerné, afin de reconnaître le même émetteur au relevé suivant ; ces règles ne déclenchent aucune action automatique et se suppriment une par une depuis l'application. L'import manuel d'un fichier ne comporte aucun flux sortant : il reste sur le poste du bailleur. La synchronisation via Enable Banking, elle, transmet à ce prestataire le consentement d'accès et reçoit en retour les libellés, montants et dates des transactions des comptes rattachés, dans la seule limite de l'autorisation accordée par le bailleur (valable au plus 180 jours, révocable à tout moment côté banque).
  • l'extraction automatique des données d'une facture de charge (bien, date, montant, catégorie, description) pour pré-remplir sa saisie, à partir d'un document déposé par le bailleur (PDF ou photo) — ce document porte fréquemment le nom d'une entreprise ou d'un artisan, et parfois celui d'un locataire, sur une facture d'eau ou d'énergie. Ce document, ainsi que les libellés et adresses des biens de l'organisation, sont transmis à l'API Gemini de Google en vue de l'extraction ; Quitus ne le transmet à aucun autre tiers. Depuis le 16 septembre 2026, le document est en outre conservécomme justificatif de la charge à laquelle il se rattache, hébergé au même titre que les autres pièces décrites plus loin — vous pouvez le retirer avant d'enregistrer si vous ne souhaitez pas le conserver. Pendant la période de bêta actuelle, Quitus utilise le palier gratuit de l'API Gemini, dans le cadre duquel Google conserve les contenus soumis et peut les utiliser pour améliorer ses produits — le document déposé lui-même, ainsi que les libellés et adresses des biens transmis à cette occasion. Ce choix est temporaire : la facturation sera activée sur le projet Google Cloud et l'extraction basculée sur le palier payant, dans lequel Google ne conserve pas les contenus soumis, avant l'ouverture générale du service. Seul un compteur mensuel d'usage, sans donnée personnelle, subsiste par organisation côté Quitus. Le résultat est une proposition que le bailleur relit et corrige avant tout enregistrement ; aucune qualification fiscale n'en découle automatiquement.
  • la rédaction assistée du texte d'annonced'un bien, qui emprunte le même service (API Gemini de Google, palier gratuit décrit ci-dessus) mais ne transmet aucun document: seules les caractéristiques du bien partent — type, surface, étage, commune (jamais l'adresse exacte), loyer et charges, étiquette énergétique, équipements. Aucune donnée de locataire, de garant ou de détenteur n'est transmise. Le texte proposé n'est enregistré que si le bailleur le valide.
  • l'extraction automatique des données d'un document de prêt (offre de prêt, tableau d'amortissement, contrat d'assurance emprunteur) déposé par le bailleur pour pré-remplir la description d'un emprunt — ce document porte le nom du bailleur emprunteur. Il emprunte le même service (API Gemini de Google, palier gratuit décrit ci-dessus) ; contrairement à la facture, seul le document part: aucune liste de biens, aucune adresse ni autre donnée de l'organisation ne l'accompagne. Quitus ne le conserve jamais ; le résultat est une proposition que le bailleur relit et corrige avant tout enregistrement.
  • l'extraction automatique des données d'un acte notarié d'acquisitiondéposé par le bailleur pour pré-remplir la création d'un bien (adresse, prix, date, composition, quotités des acquéreurs) et proposer les pièces de conformité que l'acte annexe (diagnostics). Comme le document de prêt, seul le document part (API Gemini de Google, palier gratuit décrit ci-dessus), et seulement ses vingt-cinq premières pages : l'acte lui-même, jamais ses annexes — celles-ci contiennent notamment les baux et l'identité des locataires du vendeur, qui ne sont donc jamais transmis. Un acte porte l'état civil de tiers— vendeurs, successions — qui sont ainsi exposés à Google le temps du traitement et à la conservation du palier gratuit pendant la bêta ; en revanche, aucune donnée les concernant n'est extraite ni enregistrée dans Quitus, dont le schéma d'extraction ne comporte aucun champ pour eux. L'écran avertit avant tout dépôt. Si le bailleur coche des pièces de conformité proposées, l'acte est alors conservé par Quitus comme fichier joint de ces pièces, au même titre qu'un dépôt manuel.
  • depuis le 16 septembre 2026, la reprise assistée par IA: si vous arrivez d'un autre logiciel de gestion locative, vous pouvez déposer votre export existant sur l'écran de reprise ; Quitus propose la correspondance vers son propre modèle et vous renvoie ce modèle déjà rempli, que vous relisez et corrigez dans votre tableur avant de le déposer par le parcours de reprise habituel. C'est le seul des usages ci-dessus où aucune valeur de votre fichier ne part vers Google : ne sortent que les intitulés de vos colonnes et de vos feuilles et, pour chacune, une description de sa forme — type de contenu, nombre de valeurs distinctes, ordre de grandeur exprimé en mots (« des centaines ») — jamais les valeurs elles-mêmes, donc jamais un nom, une adresse ou un loyer lus dans une cellule. Une réserve sur les intitulés: ce sont des textes que vous avez écrits vous-même, mais ils peuvent nommer un tiers — un tableau croisé où une colonne s'appelle « Loyer DUPONT », ou une feuille qui porte le nom d'un locataire. Ce nom-là part avec l'intitulé. L'écran de dépôt le rappelle et vous invite à renommer avant de déposer. Cette protection ne dépend pas du palier de l'API Gemini décrit ci-dessus : elle s'applique quel qu'il soit. Quitus ne conserve ni votre fichier déposé, ni la correspondance proposée, ni le classeur renvoyé, et n'écrit rien dans votre espace par ce chemin — vous seul décidez, en déposant le fichier corrigé, de ce qui entre dans Quitus.
  • depuis le 21 septembre 2026, la reprise d'un ancien état des lieux établi sur papier. Si vous avez dressé un constat d'entrée avant d'utiliser Quitus, vous pouvez le photographier page à page : Quitus vous propose d'en reprendre les pièces et les éléments, soit pour préparer une prochaine visite, soit pour l'archiver comme constat d'entrée du bail — ce qui est la seule façon de pouvoir ensuite dresser une sortie sur un bail antérieur. Le document part entier chez Google (API Gemini)pour y être lu, et lui seul : aucune liste de biens, aucune adresse enregistrée, aucun loyer ne l'accompagne — c'est vous qui désignez à la main le logement ou le bail concerné. Ce document expose un tiers, et il faut le dire nettement : un ancien état des lieux porte le nom du locataire, sa signature manuscrite, l'adresseet l'intérieur du logement — et ce locataire est souvent un ancien locataire, qui n'a jamais utilisé Quitus. Sur le palier gratuit décrit plus haut, Google conserve ce qui lui est soumis. C'est pourquoi cette fonctionnalité n'est pas ouverte par défaut : elle est accordée espace par espace, à la demande, tant que ce palier est en vigueur — et l'écran vous rappelle tout cela avant le premier dépôt. Quitus ne conserve pas le document déposé: il est assemblé en mémoire, transmis, puis abandonné — il n'est ni hébergé, ni rangé en pièce justificative. Seules les valeurs que vous validezaprès relecture entrent dans votre espace, et elles y suivent la durée de l'acte qu'elles composent (durée du bail + 3 ans). Ce que Quitus n'a pas su lire reste vide plutôt que d'être deviné, et ce qu'il a dû écarter vous est listé à la fin. Les photographies d'état des lieux que vous prenez dans Quitus, elles, ne partent toujours chez aucun tiers — ce sont deux choses distinctes.
  • le suivi des pièces justificatives : diagnostics et pièces rattachés à un bien (DPE, diagnostics électricité/gaz/plomb/amiante, surface habitable, assurance PNO, règlement de copropriété), et pièces rattachées à un bail (attestation d'assurance habitation du locataire, états des lieux d'entrée et de sortie, acte de cautionnement, bail signé) — nature de la pièce, dates d'établissement et d'expiration, référence (n° de diagnostic ou de police d'assurance), et l'indication qu'une pièce a été jugée non exigible pour ce bien ou ce bail. Deux façons de rattacher le document coexistent : un lien externe saisi par le bailleur, que Quitus n'ouvre jamais côté serveur ; ou, depuis le 27 août 2026, un fichier réellement déposé et hébergé(nom d'origine, type, taille) dans un espace de stockage objet privé chez Oracle Cloud (Francfort), jamais public — un fichier de bail signé porte alors les identités et signatures des titulaires du bail. Ce suivi n'engendre aucun autre flux sortant, contrairement aux fonctions décrites ci-dessus. Depuis le 16 septembre 2026, ce même suivi s'étend aux justificatifs d'une charge de bien ou d'activité LMNP (facture, avis d'imposition, attestation) : le document déposé pour la lecture automatique décrite ci-dessus est désormais conservé comme preuve de la charge, et non plus seulement lu puis écarté — une facture porte alors fréquemment le nom et les coordonnées professionnelles d'un artisan ou d'un fournisseur. À la même date, ce suivi s'étend enfin au devis d'un chantier de travaux, que le bailleur peut joindre au dossier du chantier : un devis porte par nature le nom, l'adresse et les coordonnées de l'artisan qui l'a établi. Il est hébergé dans le même espace de stockage privé, n'est transmis à aucun tiers, et est conservé aussi longtemps que le devis auquel il est joint — il disparaît avec lui, et avec le chantier. Depuis le 17 septembre 2026 enfin, une page Documents rassemble à l'écran tous ces fichiers — c'est une simple vue, elle ne copie rien et n'ouvre aucun accès nouveau, chaque fichier y restant soumis aux droits de l'objet auquel il est rattaché —, et il devient possible d'y déposer librement une pièce que cette nomenclature ne prévoit pas, sous un libellé que le bailleur choisit. Cette zone de dépôt est réservée aux pièces rattachées à la gestion locative et patrimoniale du bien: procès-verbal d'assemblée générale, courrier de syndic, diagnostic, pièce d'urbanisme, acte, notice d'équipement. Elle n'a pas vocation à recevoir autre chose— ce n'est pas un espace de rangement général, et cette limite est rappelée au bailleur au moment même où il dépose. Elle repose sur sa déclaration : le contenu d'un document déposé n'est ni lu ni analysé, et Quitus ne prétend pas le vérifier. Un tel document n'étant plus borné par une nature, il peut nommer des tiers (syndic, conseil syndical, copropriétaires). Il est hébergé dans le même espace de stockage privé, n'est soumis à aucune lecture automatique et n'est transmis à aucun tiers, et il suit la durée de conservation du bien ou du bail auquel il est rattaché — avec une particularité : une pièce déposée ainsi est supprimée en même temps que son dernier fichier, n'ayant aucune autre raison d'exister.
  • les réglages d'automatisation des relances de loyers impayés et de la génération des paiements, par organisation : activation, délai de grâce avant relance, envoi automatique (voir ci-dessous) et une adresse de courriel facultative mise en copiedes relances envoyées — devenant une donnée personnelle dès qu'elle désigne une personne physique (un gestionnaire, un comptable). Ces réglages sont conservés le temps de la relation de service, comme les autres réglages de l'espace. Chaque passage de l'automatisation est en outre consigné dans un journal (date, type, réussite, un résumé chiffré) qui, par conception, ne porte jamais de nom de locataire, de bien ou d'adresse — un résumé ne dit jamais plus que « 4 loyer(s) en retard détecté(s) » ou « relance désactivée ». Ce journal est purgé automatiquement au-delà de 90 jours.
  • depuis le 27 août 2026, la relance automatiséedes loyers impayés s'exécute une fois par jour sur nos serveurs (et non plus, comme auparavant, sur le poste du bailleur au moyen de brouillons créés dans sa boîte Gmail personnelle — ce flux vers Google a disparu). Elle retient les échéances échues et non soldées, et crée pour chacune une relance en attente de validation : nom du locataire, bien concerné, échéance et montant restant dû, visibles du seul bailleur dans son espace. Par défaut, aucun courriel ne part sans son action; il valide ou écarte chaque relance. Un bailleur peut cependant activer l'envoi automatique: la relance est alors adressée directement au locataire, à l'adresse électronique qu'il a communiquée, avec le courrier de relance en pièce jointe — dans la limite de vingt envois par passage. L'envoi emprunte le serveur d'envoi choisi par le bailleur, ou à défaut le nôtre (voir le paragraphe sur la personnalisation des envois). Chaque envoi est consigné (destinataire, objet, date), et un bailleur qui ne veut d'aucune relance automatisée la coupe depuis son espace, globalement ou bail par bail. Un courriel de rappel quotidien l'avertit que des relances attendent : il ne contient qu'un nombre et un lien, jamais un nom de locataire.
  • depuis le 16 septembre 2026, un récapitulatif hebdomadaireest adressé le lundi matin à chaque membre d'un espace, à sa propre adresse : les échéances de son parc à quatorze jours (nature, bien, date), ses loyers en retard (bien et terme) et le total encaissé la semaine écoulée. Il ne porte, par construction, aucun nom de locataire ni aucun montant par échéance, et ne part que lorsqu'il y a du nouveau ou un encaissement. Il est actif par défaut et se désactive à tout moment, espace par espace, depuis le compte ou par le lien en pied de chaque courriel.
  • depuis le 7 septembre 2026, la facturation électronique des loyers de baux commerciaux: pour un local loué sous bail commercial, Quitus produit une facture au format réglementaire (Factur-X), la numérote et la conserve. Cette facture fige, au moment de son émission, le nom, l'adresse et le SIREN du preneur — une donnée personnelle quand il exerce en nom propre — ainsi que l'adresse du siège et le numéro de TVA intracommunautaire du bailleur. Quitus ne transmet cette facture à personne: ni à une plateforme de facturation agréée, ni à l'administration fiscale — c'est le bailleur qui la télécharge et la dépose lui-même. Pour un bail dispensé de l'option de paiement de la TVA d'après les débits, Quitus prépare également, sans jamais les transmettre, les données d'encaissement (date, montant, base hors taxes, TVA) qu'une plateforme agréée pourrait exiger : elles restent consultables et exportables par le bailleur seul.
  • depuis le 15 septembre 2026, la signature électroniqued'un bail ou d'un acte de cautionnement. À la demande du bailleur, chaque signataire reçoit par courriel un lien personnel, consulte le document, puis reçoit par SMSun code à six chiffres qu'il saisit pour signer. Deux catégories de données nouvelles sont traitées à cette occasion : le numéro de mobile du signataire — indispensable, le code ne partant jamais par le même canal que le lien — et, à chaque étape du parcours, son adresse IPet son navigateur, avec l'horodatage et l'empreinte du document. Une caution recopie en outre elle-même la mention par laquelle elle reconnaît son engagement (art. 2297 du code civil), qui est conservée telle qu'elle l'a saisie. Ce dernier ensemble n'est pas un journal technique mais une pièce de preuve: une signature électronique produite par une plateforme auto-hébergée n'est pas qualifiéeau sens du règlement eIDAS, aucune présomption de fiabilité ne s'y attache (art. 1367 du code civil), et il revient au bailleur de démontrer que le procédé garantissait l'identité du signataire et l'intégrité de l'acte. Le flux sortantcorrespondant est l'envoi du numéro de mobile et du code à notre acheminement de messages, Brevo(France) — rien d'autre ne lui est transmis. Le lien d'accès et le code ne sont jamais conservés en clair.
  • depuis le 15 septembre 2026, l'accès programmatiqueà vos données par un assistant IA : depuis l'écran « Intégrations », un bailleur peut créer un jeton qui donne, en lecture seule, à l'assistant IA de son choix(Claude Code, l'API Messages d'Anthropic ou l'API Responses d'OpenAI) un accès aux données de son parc — biens, baux avec l'identité de leurs locataires, échéances de paiement et leurs retards, charges, synthèse fiscale et rendement. C'est le bailleur qui choisit, configure et branche cet assistant : Quitus fournit le canal (le serveur et le jeton), mais ne sélectionne ni n'appelle lui-même ce destinataire — la donnée part directement de nos serveurs vers l'assistant choisi, à chaque question que le bailleur lui pose. Le jeton emprunte les droits (profil, périmètre de biens) de la personne qui l'a créé, relus à chaque appel : le révoquer ou restreindre son porteur en coupe l'accès aussitôt. Aucun outil n'écrit une donnée, et chaque lecture est consignée dans le journal d'activité de l'espace.
  • depuis le 17 septembre 2026, le même accès peut aussi être ouvert sans jeton, en autorisant un assistant grand public (claude.ai, ChatGPT) par un écran de consentement : celui-ci nomme l'assistant, l'espace concerné et ce qu'il pourra lire, et l'autorisation se retire à tout moment d'un clic depuis « Intégrations ». Ce n'est ni une donnée nouvelle, ni un destinataire d'une nature nouvelle: le canal décrit ci-dessus s'ouvre à deux applications de plus, avec les mêmes bornes — lecture seule, droits de la personne qui autorise, un seul espace à la fois. Deux différences méritent d'être dites : cette autorisation peut être donnée par tout membrede l'espace, et non plus par son seul administrateur (un locataire disposant d'un accès, lui, ne le peut pas) ; et elle suppose une requête sortante préalable vers l'assistant, qui ne transporte aucune donnée personnelle, détaillée plus bas au paragraphe sur les informations sortantes.

Base légale

Le traitement repose sur l'exécution du contrat de bail (art. 6.1.b RGPD) et sur les obligations légales du bailleur (art. 6.1.c RGPD), notamment la loi du 6 juillet 1989 et le code général des impôts. Le carnet d'adresses des tiers (prestataires, syndic, gardien, assureur, commissaire de justice, notaire, banque) repose sur l'intérêt légitime du bailleur à suivre ses relations professionnelles avec les intervenants de son patrimoine (art. 6.1.f RGPD). Le traitement des candidatures locatives repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande des candidats (art. 6.1.b RGPD), qui partagent volontairement leur dossier via DossierFacile. L'estimation de la valeur des biens repose sur l'intérêt légitime du bailleur à connaître la valeur de son patrimoine (art. 6.1.f RGPD), de même que le rapprochement bancaire (art. 6.1.f RGPD), motivé par le suivi de la trésorerie locative, et l'extraction automatique des factures (art. 6.1.f RGPD), motivée par la simplification de la saisie de gestion. Le devis d'un chantier de travaux se qualifie, lui, selon son sort. Un devis que le bailleur a acceptéest le contrat de travaux lui-même — l'acceptation d'une offre forme le contrat (art. 1113 du code civil) — et l'artisan qui l'a établi en est l'une des parties : sa conservation repose alors sur l'exécution de ce contrat (art. 6.1.b RGPD). Un devis non retenu, comme la conservation d'un devis accepté au-delà du chantier, repose sur l'intérêt légitime du bailleur (art. 6.1.f RGPD) : comparer les propositions reçues, prouver ce qui avait été convenu, suivre son patrimoine, et retrouver la pièce si les travaux sont ensuite portés en charge. Aucun texte n'oblige en effet le client à conserver un devis : les obligations qui s'y attachent pèsent sur le professionnel qui l'établit. De la même façon, les pièces que le bailleur range librementsous la nature « autre », depuis le 17 septembre 2026, reposent sur son intérêt légitime à réunir en un seul endroit les pièces de la gestion du bien qu'il loue (art. 6.1.f RGPD) : aucun texte ne les lui impose — s'agissant des procès-verbaux d'assemblée générale, c'est au syndic, et non au copropriétaire, que la loi confie la tenue du registre et la garde des archives du syndicat. Ce fondement ne vaut toutefois que pour la finalité bornée décrite plus haut — les pièces rattachées à la gestion locative et patrimoniale du bien —, et non pour un dépôt sans objet défini. En revanche, les pièces que la loi impose au bailleur de détenir ou de conserver (diagnostics, assurances, bail signé, justificatifs comptables et fiscaux) relèvent de l'obligation légale rappelée en tête de ce paragraphe. La création et la gestion d'un compte reposent sur les mesures précontractuelles et l'exécution du contrat de service pris à la demande de la personne (art. 6.1.b RGPD), la sécurisation de ce compte relevant de l'obligation de sécurité (art. 32 RGPD). La signature électronique d'un acte repose sur l'exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) pour la signature elle-même, et sur l'intérêt légitime du bailleur (art. 6.1.f RGPD) pour le faisceau de preuves qui l'accompagne — faute de signature qualifiée, c'est à lui d'établir la fiabilité du procédé. L'accès programmatique par un assistant IA repose sur l'intérêt légitime du bailleur à interroger ses propres données de gestion par l'outil de son choix (art. 6.1.f RGPD), par analogie avec ce qui est retenu plus haut pour l'extraction automatique des factures ; pour la part de ces données qui vous concerne en tant que locataire, ce canal ne change en principe ni la finalité ni le fondement de la gestion locative décrite plus haut, il en ouvre un nouveau mode de consultation, en lecture seule — cette qualification n'est toutefois pas encore définitivement arrêtée pour ce cas précis, et sera revue avant l'ouverture commerciale de ce module. Aucune donnée n'est utilisée à des fins commerciales. Les informations sortantes se limitent à six flux, tous à l'initiative explicite de l'utilisateur : votre adresse email et votre nom, transmis à Google si — et seulement si — vous employez « Se connecter avec Google » ; les adresses postales des biens, envoyées aux services publics mentionnés ci-dessus aux seules fins d'estimation ; pour un compte bancaire rattaché à Enable Banking, les libellés, montants et dates de ses transactions, aux seules fins de rapprochement ; à chaque dépôt d'une facture, le document ainsi que les libellés et adresses des biens de l'organisation, transmis à l'API Gemini de Google (États-Unis) en vue de l'extraction — voir ci-dessus l'usage qu'en fait Google pendant la bêta ; lorsqu'un acte est mis à la signature, le numéro de mobile de chaque signataire et le code à six chiffres qui lui est destiné, transmis à Brevo (France) pour l'acheminement du SMS ; et, si le bailleur connecte un assistant IA à son espace depuis « Intégrations », les données de son parc qu'il interroge — dont, le cas échéant, votre identité et votre situation de paiement — transmises à l'assistant que le bailleur, et non Quitus, a choisi et configuré. Parmi ces six flux, celui de l'extraction de facture sort systématiquement de l'Union européenne ; celui de l'assistant IA en sort selon l'assistant choisi par le bailleur — voir la réserve à ce sujet dans la section « Sécurité » ci-dessous. Il existe une septième requête sortante, que nous déclarons bien qu'elle ne transporte aucune donnéevous concernant : lorsqu'un bailleur autorise un assistant grand public (claude.ai, ChatGPT) depuis « Intégrations », nos serveurs vont d'abord lire la fiche de descriptionque cet assistant publie à une adresse web publique, afin de vérifier son identité et l'adresse à laquelle il sera renvoyé. Cette requête n'emporte ni identité, ni donnée de parc, ni jeton, ni rien de l'espace concerné.

Durées de conservation

  • Données de gestion courante : durée du bail, puis 3 ans après le départ du locataire (délai de prescription, art. 7-1 de la loi du 6 juillet 1989) ;
  • Pièces à portée comptable et fiscale (quittances, historique des paiements, charges, libellés et montants des relevés bancaires importés) : jusqu'à 10 ans en archivage ;
  • Facture d'un loyer de bail commercial : 10 ans, comme les autres pièces comptables. Elle ne se modifie ni ne se supprime jamais — une erreur se corrige par un avoir qui la référence, sans l'effacer ;
  • Coordonnées des prestataires travaux : durée de la relation commerciale, supprimées en l'absence de devis ou chantier depuis plus de 5 ans ;
  • Candidatures locatives non retenues : 3 mois après la décision, puis suppression — y compris toute pièce que vous auriez vous-même déposée sur le dossier ;
  • Pièces justificatives : durée du bail + 3 ans pour celles rattachées à un bail (attestation d'assurance habitation, états des lieux, acte de cautionnement, bail signé) ; 10 ans pour celles rattachées à un bien (diagnostics, assurance PNO, règlement de copropriété), comme les pièces comptables — un fichier hébergé suit toujours la même durée que l'objet auquel il est joint ; pour une pièce que vous déposez vous-même sur un dossier de candidature, 3 mois si la candidature est écartée. Si le candidat est retenu, la pièce reste attachée à son dossier de candidature : Quitus ne la déplace pas vers le bail et ne lui applique aucune suppression automatique — elle est conservée tant que le dossier existe, et il vous revient de supprimer le dossier, donc sa pièce, quand vous le jugez utile. Depuis le 16 septembre 2026, il en va de même pour le justificatif d'une charge (facture, avis d'imposition, attestation) : Quitus ne supprime jamais ce fichier de lui-même, il ne disparaît qu'avec la charge à laquelle il est joint. Nous recommandons de la conserver dix ansà compter de l'émission de la facture — un choix de prudence qui couvre, avec marge, le délai dont dispose l'administration fiscale pour contrôler un bailleur (trois ans en location nue, six ans pour un loueur en meublé au régime réel) ; ce n'est pas une obligation comptable de commerçant, qui ne s'applique pas à un bailleur particulier. Cette durée n'est atteinte que si le bailleur ne supprime pas la charge avant ce terme. Il en va de même du devis que vous joignez à un chantier : le fichier est conservé aussi longtemps que le devis auquel il est joint, et disparaît avec lui — comme avec le chantier, qui emporte ses devis. Depuis le 17 septembre 2026, une pièce que vous déposez librement sous la nature « autre » suit la même règle que les autres pièces du bien ou du bail auquel vous la rattachez, avec une particularité qui joue en faveur de la minimisation : contrairement à une pièce de conformité, qui survit à ses fichiers parce que ses dates sont une déclaration que vous avez faite, elle est supprimée en même temps que son dernier fichier — elle n'existe que pour le porter ;
  • Séjours courte durée : même durée que la gestion courante si le bien est par ailleurs loué, sinon 3 ans à compter de la date du séjour ;
  • État des lieux signé et photographies d'état des lieux : durée du bail + 3 ans, comme les autres actes du bail et comme la gestion courante — et non dix ans : ni l'acte ni une photographie de l'intérieur d'un logement ne sont des pièces comptables, et les conserver au régime fiscal reviendrait à les garder trois ans de trop. La trace de la remise (date et adresse de chaque envoi, sans le contenu du message) suit la même durée, ainsi que l'adresse de suivi du locataire sortant et le décompte des retenues sur son dépôt de garantie ;
  • Demandes de complément à l'état des lieux, photographies qui les accompagnent, et l'adresse IP et le navigateur enregistrés au dépôt : durée du bail + 3 ans, comme le constat qu'elles complètent — une demande n'a de sens qu'avec l'acte auquel elle se rapporte, et les séparer laisserait l'une sans l'autre. Le lien personnel, lui, cesse de fonctionner bien avant (il expire, et le bailleur peut le révoquer à tout moment) ;
  • Signature électronique et son faisceau de preuves (numéro de mobile, adresses IP, horodatages, empreintes du document, mention recopiée par une caution) : durée du bail + 3 ans, comme la gestion courante — un acte reste contestable pendant ce délai, et conserver le bail sans la preuve de sa signature reviendrait à n'en conserver que la moitié ;
  • Accès du locataire à « Mon espace » : fermé automatiquement 90 jours après la fin de son dernier bail (rouvert si un bail redevient actif). Cette fermeture ne porte que sur l'accès — les données elles-mêmes suivent les durées ci-dessus, propres à leur nature (gestion courante, pièces comptables et fiscales) ;
  • Extraction IA d'une facture : le document transite par l'API Gemini de Google le temps de l'appel, comme indiqué ci-dessus, et, depuis le 16 septembre 2026, est conservé par Quitus comme justificatif de la charge — même durée que la charge elle-même (voir ci-dessus) — sauf si vous le retirez avant d'enregistrer. Seul un compteur mensuel d'usage, anonyme, reste conservé par organisation indépendamment de ce document. Pendant la bêta actuelle, Google conserve de son côté le document et les libellés transmis, sur le palier gratuit employé, comme indiqué ci-dessus ;
  • Reprise assistée par IA : aucune conservation par Quitus, ni du fichier déposé, ni de la correspondance proposée, ni du classeur renvoyé — tout transite en mémoire le temps de la requête. Aucune valeur de votre fichier n'étant transmise à Google, ce traitement échappe à la conservation du palier gratuit décrite ci-dessus ;
  • Reprise d'un ancien état des lieux papier : aucuneconservation du document déposé par Quitus — il est assemblé en mémoire, transmis, puis abandonné, et n'est ni hébergé ni rangé en pièce justificative. Seules les valeurs que vous validez après relecture entrent dans votre espace, et elles y suivent la durée de l'acte qu'elles composent (durée du bail + 3 ans). Pendant la bêta actuelle, Google conserve de son côté le document transmis, sur le palier gratuit employé, comme indiqué ci-dessus ;
  • Réglages d'automatisation (relances, génération des paiements) : durée de la relation de service, comme les autres réglages de l'espace. Journal des exécutions d'automatisation : purgé automatiquement au-delà de 90 jours ;
  • Compte utilisateur : durée de la relation de service. Les liens de vérification d'adresse et de réinitialisation de mot de passe deviennent inopérants dès leur usage, et au plus tard à leur expiration (24 heures et 1 heure respectivement) ; la trace d'utilisation d'un code d'accès (identifiant du code, espace concerné, date) est conservée le temps de la relation contractuelle, comme justificatif du droit d'accès accordé ;
  • Suppression d'un compte utilisateur : immédiate et définitive dès que vous la demandez depuis votre écran « Mon compte ». Les biens, baux et paiements appartiennent à l'espace de gestion et lui survivent : ils restent sous la responsabilité de son administrateur ;
  • Suppression d'un espace entier par son administrateur : l'accès est coupé immédiatement, mais rien n'est effacé pendant 30 jours— délai de rétractation pendant lequel une simple reconnexion permet d'annuler. Passé ce délai, la base de données et les fichiers hébergés sont supprimés définitivement, et les copies de sauvegarde s'éteignent à l'expiration de leur propre rétention de 30 jours. La conservation des pièces comptables et fiscales (10 ans) redevient alors la vôtre : téléchargez votre archive de restitution avant de supprimer — elle emporte vos pièces justificatives elles-mêmes, dans la limite décrite plus bas ;
  • Jeton d'accès pour un assistant IA : aucune donnée conservée pour ce canal, qui ne fait que lire et restituer à la demande. Le jeton lui-même n'est conservé que sous forme d'empreinte, jamais en clair, et jusqu'à sa révocation, libre et immédiate, depuis « Intégrations ». Il en va de même d'une autorisation donnée à un assistant grand public : ne sont conservés que le nom de l'assistant, la personne qui l'a autorisé et les dates — aucune donnée de locataire — jusqu'au retrait de l'autorisation ;
  • Au-delà de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées. Exception connue : les liens de vérification d'adresse et de réinitialisation, une fois expirés ou utilisés, sont définitivement inopérants mais ne font pas encore l'objet d'une purge automatique de la base ; ils n'y subsistent que sous forme d'empreinte, jamais en clair.

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur ses données. Pour exercer ces droits, adressez votre demande à contact@quitus-gestion.fr ; une réponse vous sera apportée sous un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Trois de ces droits s'exercent directement depuis l'écran « Mon compte », sans passer par nous. Effacement: vous supprimez votre compte vous-même ; si vous êtes le dernier administrateur d'un espace, vous supprimez l'espace entier ou transférez d'abord l'administration — laisser un espace sans administrateur reviendrait à abandonner les données de ses locataires sans personne pour les gérer ni les effacer. Portabilité : un administrateur télécharge à tout moment une archive complète de son espace — ses données de gestion sous forme de fichiers structurés et de tableaux ouvrables dans un tableur, et les pièces qu'il a déposées (diagnostics, attestations, baux signés, justificatifs de charge, devis, pièces de dossier de candidature), rangées par bien puis par nature, gratuitement et quelle que soit sa formule— c'est notre obligation de restitution, pas une option payante. Rectification : depuis les écrans de gestion correspondants.

Une limite technique, que nous préférons écrire : une archive se construit entièrement en mémoire, et le volume de pièces qu'elle peut porter est plafonné. Le téléchargement n'échoue jamaispour autant — l'archive emporte ce qu'elle peut, puis nommechacune des pièces restées dehors en indiquant pourquoi, et celles-ci demeurent téléchargeables une par une depuis l'application tant que votre espace existe. Si vous en avez besoin en bloc, demandez-les nous. Une pièce dont le contenu n'a pas pu être lu au moment de l'export vous est signalée à part : celle-là est à nous signaler en retour, il ne s'agit pas d'une question de place.

Un locataire qui exerce son droit d'accès et de portabilité reçoit, depuis l'espace de son bailleur, ses données de gestion et les pièces de son bail: attestation d'assurance habitation, état des lieux, acte de cautionnement, bail signé, et toute pièce qu'il a lui-même remise. Les documents du patrimoine du bailleur — diagnostics et pièces attachées au logement, factures de charges, devis d'artisans — ne lui sont pas transmis : ce ne sont ni des données qu'il a fournies, ni des données qui le concernent, et les lui remettre reviendrait à divulguer le dossier du bailleur.

Une réserve quand le bail est partagé.Sur une colocation, plusieurs locataires signent le même bail, et les pièces déposées dessus ne portent pas le nom de celui qui les a remises : une attestation d'assurance habitation peut être celle de l'autre colocataire — avec son nom, son adresse et son numéro de contrat. Nous ne la joignons donc pas automatiquement. Un locataire en colocation reçoit les documents communs à tous— le bail signé, les états des lieux d'entrée et de sortie —, et les pièces susceptibles d'appartenir à un colocataire lui sont nommées, avec la raison, puis remises sur simple demande à notre point de contact dès lors qu'elles le concernent. Nous retirons alors aussi ce qui décrit ces pièces— numéro de contrat, notes prises par le bailleur, adresse web, nom du fichier : ces informations en disent parfois autant que le document lui-même, et joindre l'étiquette en retenant le document ne protégerait personne. Ne subsistent que la naturede la pièce et sa date, de quoi savoir ce qui existe et le réclamer. C'est ce qu'exige le RGPD : le droit d'obtenir une copie de ses données ne doit pas porter atteinte aux droits d'autrui (art. 15 §4). Quand un locataire est seultitulaire de son bail, cette réserve ne s'applique pas : il reçoit tout.

Un cas à part, que nous préférons dire plutôt que laisser croire à un choix : les pièces qu'un bailleur a rangées sur un dossier de candidaturene descendent pas dans cet export, même lorsque le candidat est devenu le locataire. La raison n'est pas juridique mais technique: un dossier de candidature n'est rattaché à aucune fiche de locataire dans nos données, et rien ne nous permet donc de reconnaître, parmi les candidatures reçues pour un logement, celle de la personne qui le loue aujourd'hui. Ces pièces restent accessibles depuis l'écran des candidatures, et une demande adressée à notre point de contact permet de les obtenir.

Sécurité

Les données sont stockées dans une base protégée par authentification, avec des sauvegardes régulières. Les transferts hors de l'Union européenne sont ceux des usages d'IA décrits ci-dessus, et eux seuls : ils passent tous par l'API Gemini de Google (États-Unis). Y transitent le document déposé et les libellés des biens pour l'extraction de factures, le document de prêt, l'acte notarié d'acquisition — ce dernier portant l'état civil de tiers, comme dit plus haut — et, si votre espace y est autorisé, l'ancien état des lieux papier que vous photographiez, qui porte le nom, la signature manuscrite et le logement d'un locataire, souvent ancien. Les libellés des biens ne sont pas conservés par Quitus au-delà de cet appel ; la facture, elle, est conservée côté Quitus comme justificatif de la charge, comme indiqué ci-dessus. Pendant la période de bêta actuelle, Google conserve en outre les documents et les libellés transmis, sur le palier gratuit employé. La reprise assistée par IA emprunte le même service, mais aucune valeur de votre fichier n'y transite jamais — seuls en sortent les intitulés de vos colonnes et de vos feuilles, avec la réserve exposée plus haut, et des descriptions de forme. Aucun autre traitement ne transfère de donnée personnelle hors de l'Union européenne de notre fait. Seule réserve, qui ne dépend pas de nous : si vous employez « Se connecter avec Google », les traitements internes au groupe Google relèvent de ses propres clauses contractuelles types, et nous ne sommes pas en mesure de garantir qu'ils restent dans l'Union. Seconde réserve, du même ordre : si votre bailleur connecte à son espace un assistant IA hébergé hors de l'Union (Anthropic, OpenAI, à ce jour les seuls compatibles), c'est un choix et un transfert qui relèvent de lui, opérés directement entre son assistant et notre serveur — nous ne le sélectionnons pas et n'y sommes pas partie.